หน่วยงานราชการใช้วิธีวางลายเซ็นบนไฟล์  Word หรือ PDF แล้วนำไปทำเป็น หนังสือส่งออก สัญญา ใบสั่งจ้าง ใบอนุญาตฯ ใบรับรองฯ จะถูกตาม พ.ร.บ. ไหม

ถามมาเยอะครับ มีบางบริษัทฯ  ที่พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้วเพิ่มฟังก์ชันการลงลายเซ็นในเอกสารแล้วบอกกันหน่วยงานราชการซึ่งเป็นลูกค้าว่า นั่นแหละลงนามดิจิทัลเรียบร้อยแล้ว

ก็ไม่ผิดนะครับ แต่ขาดความจริงไปเยอะ เพราะหากจะอ้างถึงความสอดคล้องกับ พ.ร.บ. ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งก็หมายถึง พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2562 นั้นก็ถือว่าได้ตามมาตรา 9 เพียงมาตราเดียว จากทั้งหมด 3 มาตราที่เกี่ยวข้อง สำหรับมาตรา 9 ในยุคที่เอกสารสามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องใช้เครื่องมืออะไรมากมาย แค่คนที่มีความรู้พื้นฐานของโปรแกรม Acrobat Reader ก็แก้ไขได้แล้ว ลองนึกภาพว่าหากเอกสารถูกนำไปแก้ไขให้ผิดความหมาย ผิดวัตถุประสงค์ สร้างข่าวปลอม (Fake news) โดยคงลายเซ็นผู้ลงนามรวมถึงเลขที่เอกสารไว้เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ แบบนี้คงเกิดปัญหาแน่ๆ เลยใช่ไหมครับ เพราะเมื่อถึงเวลาที่ต้องพิสูจน์เอกสารกันในชั้นศาล ต้องเชิญผู้ลงนามมาถามถึงวันที่ เวลา และเนื้อหาต้นฉบับที่ได้ลงนามไป …. ผู้ลงนามที่ไหนจะไปจำได้ ข้ามวันก็ลืมแล้วครับ ถึงแม้ว่าเราจะอ้างระบบได้ว่าก่อนการลงนามต้องยืนยันตัวตนก่อน (User Authentication) แต่ก็บอกไม่ได้อยู่ดีว่าตอนนี้เอกสารของท่านได้ถูกดัดแปลงแก้ไขไปแล้วนะ เรื่องยาวแน่นอนครับ

ดังนั้นแล้วเอกสารจะต้องสามารถตรวจสอบได้ว่ามีการแก้ไขหรือไม่ด้วยตัวของเอกสารเอง นั่นคือประเด็นสำคัญและจำเป็น และต้องเป็นการตรวจสอบที่ยอมรับกันอย่างสากลด้วยนะครับ ไม่ใช่แค่ดูจาก Properties ของเอกสาร

การลงนามดิจิทัลพร้อมใบรับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงเป็น Solution ที่หน่วยงานราชการทุกที่ควรใช้เป็นมาตรฐาน เพื่อให้ปลายทางเค้าตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ส่งไปนั้นเป็นต้นฉบับ ส่วนการทำให้ครอบคลุมทั้งมาตรา 9, 26 และ 28 นั้นไว้อธิบายกันอีกทีเพราะรายละเอียดเยอะครับ แต่ถ้าเข้าใจแล้วก็ง่ายเลย

ย้ำนะครับ ไม่ใช่แค่เอาลายเซ็นดิจิทัลไปวางบนกระดาษ จะต้องใช้ลายเซ็นดิจิทัลพร้อมใบรับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นะครับ ทำตามนี้ครับรับรองปลอดภัย